Während viele Länder längst digital arbeiten, hört man in deutschen Behörden immer noch das typische Piepen von Faxgeräten. 77 Prozent aller deutschen Behörden nutzen weiterhin Faxgeräte für ihre tägliche Kommunikation, obwohl die Technik eigentlich aus der Zeit gefallen ist. Das zeigt ziemlich deutlich, wie sehr Deutschland bei der Digitalisierung der Verwaltung zurückliegt.
Die Pandemie hat das Problem noch sichtbarer gemacht. Gesundheitsämter faxten Corona-Zahlen, während anderswo längst digitale Systeme liefen.
Bayern kündigte als erstes Bundesland an, dem Fax „den Stecker zu ziehen“. Doch die Realität sieht anders aus. Bis August 2024 haben sie von ursprünglich 3.766 Faxgeräten in bayerischen Ministerien erst etwa die Hälfte abgeschafft.
Warum hält sich diese alte Technik so hartnäckig? Die Gründe reichen von gesetzlichen Vorgaben über Sicherheitsbedenken bis zu ganz praktischen Umstellungsproblemen.
Diese Entwicklung zeigt ziemlich gut, vor welchen Baustellen Deutschland bei der Modernisierung seiner Verwaltung steht.
Verbreitung und Bedeutung von Faxgeräten in deutschen Behörden
Faxgeräte sind in deutschen Behörden immer noch fest verankert, obwohl längst moderne Alternativen existieren. Ministerien, Gerichte und viele öffentliche Einrichtungen setzen weiterhin auf tausende Geräte.
Historische Entwicklung des Faxgeräts in Deutschland
In den 1980ern startete das Faxgerät als echte Innovation in deutschen Behörden. Plötzlich konnte man Dokumente schnell über Telefonleitungen verschicken.
Ab den 1990ern wurde das Fax zum Standard in der Verwaltung. Sie konnten rechtssichere Dokumente senden und empfangen. Die Technik galt als sicher und verlässlich.
Besonders in der Justiz setzte sich das Faxgerät durch. Dort brauchten Sie eine dokumentierte Übertragung wichtiger Unterlagen. Gerichte und Anwaltskanzleien vertrauten auf die Technik.
Privathaushalte haben Faxgeräte schon lange abgeschafft. Behörden hielten aber daran fest, weil sie keinen großen Druck zur Modernisierung spürten.
Nutzung und aktuelle Zahlen in Ministerien und öffentlichen Einrichtungen
Bayern liefert ziemlich konkrete Zahlen. Im Dezember 2023 gab es dort 3.766 Faxgeräte in Ministerien und Landesbehörden. Im August 2024 waren es noch 1.869 Geräte.
| Zeitraum | Anzahl Faxgeräte in Bayern |
|---|---|
| Dezember 2023 | 3.766 |
| August 2024 | 1.869 |
Andere Bundesländer halten weiter am Fax fest. Niedersachsen und Bremen nutzen Faxgeräte noch für die behördliche Kommunikation. Sie betrachten das Fax als unverzichtbar.
Der Deutsche Bundestag schaffte seine letzten Faxgeräte im Juni 2024 ab. Diese Entscheidung kam drei Jahre nach der ersten Forderung des Ältestenrats.
Städte wie Köln und Frankfurt am Main planen ebenfalls den Ausstieg. Köln will bis 2028 komplett auf Faxgeräte verzichten. Frankfurt hat die Zahl schon von 2.500 auf wenige hundert reduziert.
Faxgeräte in der Justiz und speziellen Anwendungsfällen
Die Justiz hält besonders am Fax fest. Gerichte nutzen die Technik für zeitkritische Verfahren und Fristen. Sie sehen das Fax als rechtssicher.
Gesundheitswesen und Justiz verwenden Faxgeräte am häufigsten. Dort müssen wichtige Dokumente oft schnell raus. Das Fax springt ein, wenn technische Probleme auftreten.
Anwaltskanzleien faxen regelmäßig an Gerichte. Die Übertragung gilt als beweissicher und dokumentiert. Richter akzeptieren gefaxte Unterlagen meistens ohne Diskussion.
In Notfällen bleibt das Faxgerät der Notnagel. Wenn andere Systeme schlappmachen, können Sie wichtige Infos trotzdem verschicken. Für viele Behörden macht genau das das Faxgerät unersetzlich.
Probleme und Herausforderungen bei der Nutzung von Faxgeräten
Faxgeräte bringen echte Sicherheitsrisiken, nervige technische Schwächen und bremsen den digitalen Fortschritt aus. Diese Technik aus den 1970ern passt einfach nicht mehr in die heutige IT-Landschaft.
Datenschutzrisiken und Sicherheitsmängel
Wenn Sie ein Fax verschicken, geht Ihre Nachricht komplett unverschlüsselt raus. Jeder könnte theoretisch mitlesen. Das Fax schützt ungefähr so gut wie eine Postkarte.
Gerade bei sensiblen Dokumenten wird das richtig problematisch. Personaldaten, Steuerinfos oder Gerichtsakten landen oft ungeschützt auf Faxgeräten, die irgendwo im Büro stehen. Unbefugte könnten solche Dokumente einfach an sich nehmen.
Zentrale Datenschutzprobleme:
- Keine Verschlüsselung der Daten
- Fehlende Zugangskontrolle zu empfangenen Dokumenten
- Keine sichere Absender-Authentifizierung
- Ungeschützte Übertragung über Telefonleitungen
Die DSGVO verlangt eigentlich sichere technische Maßnahmen. Faxgeräte können das nicht bieten. Trotzdem verschicken deutsche Behörden weiterhin vertrauliche Infos per Fax.
Technische Schwächen und fehlende Integration
Faxgeräte laufen völlig getrennt von modernen IT-Systemen. Sie können empfangene Faxe nicht automatisch in digitale Akten packen oder weiterverarbeiten. Jedes Fax muss jemand einscannen und digitalisieren.
Dadurch entstehen echte Medienbrüche. Ein Dokument wird digital erstellt, ausgedruckt, gefaxt und dann wieder eingescannt. Das kostet Zeit, Geld und führt zu Qualitätsverlusten.
Hauptprobleme der Fax-Technik:
- Miese Bildqualität und oft unleserliche Dokumente
- Keine automatische Archivierung oder Weiterleitung
- Papierstaus und technische Defekte sind an der Tagesordnung
- Alte Hardware braucht viel Wartung
Moderne E-Mail-Systeme mit Signatur können das alles viel besser. Sie bieten Suchfunktionen, automatische Ablage und lassen sich problemlos integrieren.
Digitale Rückständigkeit und Hemmnisse für die Modernisierung
Faxgeräte stehen inzwischen fast schon sinnbildlich für Deutschlands digitale Rückständigkeit. Während andere Länder schon komplett digital kommunizieren, hängen deutsche Behörden immer noch an dieser Technologie aus den Siebzigern.
In Niedersachsen gibt’s immer noch etwa 2000 Fax-Anschlüsse in den Landesbehörden. Bayern hatte 2023 sogar noch 3766 Faxgeräte in der Staatsverwaltung. Das ist schon eine Hausnummer.
Modernisierungshemmnisse durch Faxgeräte:
- Sie verhindern durchgängige Digitalisierung
- Automatisierte Verwaltungsprozesse laufen langsamer ab
- Bürgeranfragen brauchen länger
- Papier und Wartung kosten zusätzlich Geld
Unternehmerverbände finden das wenig nachvollziehbar. Zwei Drittel der deutschen Unternehmen faxen kaum noch. Wenn Firmen Behörden noch Faxe schicken, dann fast immer, weil die Behörden das verlangen – nicht, weil sie es wollen.
Solange Behörden am Fax festhalten, bleibt echte Digitalisierung unmöglich. KI-fähige Systeme oder papierlose Prozesse? Das bleibt so ein bisschen Wunschdenken.
Gegenwärtige Initiativen und Zukunftsperspektiven
Deutschland steht jetzt vor einem echten Umbruch in der Behördenkommunikation. Bayern will als erstes Bundesland komplett auf Faxgeräte verzichten. Andere Städte und Ministerien haben schon konkrete Pläne.
Politische Bestrebungen zur Digitalisierung in Behörden
Man sieht inzwischen spürbare Fortschritte beim Fax-Abschied. Der Bundestag hat im Juni 2024 die letzten Faxgeräte abgeschaltet. Frankfurt am Main hat die Zahl schon drastisch reduziert.
Konkrete Ziele deutscher Behörden:
- Köln: Komplett ohne Fax bis 2028
- Bayern: Halbierung der Faxgeräte von 3.766 auf 1.869 in acht Monaten
- Frankfurt: Schrittweise Reduzierung schon umgesetzt
Die Bewegung zieht sich durch alle Verwaltungsebenen. Stadtparlamente stimmen für den Ausstieg. Landesregierungen setzen Fristen.
Der Druck von Wirtschaft und Bürgern nimmt zu. Trotzdem gibt’s noch gesetzliche Hürden, die das Ganze ausbremsen.
Die Rolle des Digitalministers und neue Strategien
Digitalminister wie Fabian Mehring in Bayern treiben die Abschaffung aktiv voran. Sie setzen auf klare Ziele und sprechen öffentlich über ihre Fortschritte.
Mehrings Ansatz bringt frischen Wind in die Verwaltungsreform.
Strategische Ansätze:
- Zeitpläne: Klare Fristen für die komplette Abschaffung
- Monitoring: Regelmäßige Erfolgskontrolle durch Zählung der Geräte
- Kommunikation: Öffentliche Berichte über den Stand der Dinge
Die neuen Strategien unterscheiden sich schon deutlich von alten Digitalisierungsversuchen. Minister sprechen Erfolge offensiv an. Sie erzeugen sogar einen gewissen Wettbewerb zwischen den Bundesländern.
Bayern will zeigen, dass es auch schnell gehen kann. Damit setzt das Land andere Behörden unter Zugzwang.
Alternative Kommunikationswege: E-Akte, Apps und digitale Plattformen
Sie können heute schon auf verschiedene digitale Wege zugreifen, um mit Behörden zu kommunizieren.
Allerdings wirkt die Vielfalt manchmal eher verwirrend als hilfreich.
Deutschland bastelt gerade an mehreren Systemen, die eine rechtssichere Übertragung ermöglichen sollen.
Verfügbare Alternativen:
- E-Akte: Behörden führen Akten jetzt digital.
- Verwaltungs-Apps: Mit mobilen Apps erledigen Bürger viele Dienste unterwegs.
- Sichere E-Mail-Lösungen: Verschlüsselte E-Mails schützen Ihre Kommunikation.
- Digitale Signaturen: Elektronische Unterschriften bekommen rechtliche Gültigkeit.
Hier taucht aber ein Problem auf: Jede Behörde setzt auf andere Systeme.
Oft laden Sie mehrere Apps herunter oder jonglieren mit verschiedenen Portalen.
Ein zentrales System? Das gibt’s bisher leider nicht.
Irgendwann sollen integrierte Plattformen alles bündeln.
Diese Plattformen könnten Ihnen den Zugang zu allen Behördendiensten deutlich erleichtern.
Doch ehrlich gesagt, wird das wohl noch einige Jahre dauern.
